Szafa zgodna z RODO na dokumenty, co z szufladami?
Jak swoje zadanie wypełnia szafa zgodna z RODO z szufladami na dokumenty? Wszystko zależy od konkretnego modelu szafy oraz jej technicznych rozwiązań jeśli chodzi o zamykanie na klucz. O ile typowe szafy kartotekowe z szufladami mają zwykle zamykanie centralne, które zapewnia ochronę przed osobami postronnymi. O tyle szafy te tak zwane "dwu-funkcyjne" powinny tych zamków mieć więcej. Zdarza się, że część szafy zamyka się kluczem, a część jest otwarta.
Czy szafa na dokumenty z szufladami i drzwiami z zamkiem tylko w jednej części (część drzwiowa zamykana na klucz, a część z szufladami bez zamka) spełnia przepisy RODO? Otóż spełnia tylko trzeba pamiętać, że dokumenty z danymi osobowymi mogą być przechowywanie tylko w zamykanej na klucz części szafy. Niezamykane segmenty wykorzystuje się na dokumenty nie podlegające ochronie lub pozostały tak zwany inny "bałagan", mogą to być elementy dekoracyjne.
Szafa z szufladami na dokumenty
Powyżej pisaliśmy o szafie z szufladami bez zamka, natomiast w tym sklepie te produkty mają szuflady zamykane na klucz. Należy jednak pamiętać jak ma się do przepisów wersja bez zamka gdyby zdarzyło się Wam wejść w posiadanie takiej. W zależności od potrzeb podział na część aktową i kartotekową będzie wynosił równo 4 szuflady vs 2 rzędy segregatorów. Lub będą 3 pełne rzędy segregatorów, 2 szuflady na teczki zawieszkowe formatu A4 i jedna szuflada płytka.
Aczkolwiek jak widać na zdjęciu szafa zgodna z RODO może mieć zamykany tylko dół, góra wyposażona w półki pozostaje otwarta. Ten rodzaj asortymentu to wygodne meble do pokoju nauczycielskiego, gdzie na czas pracy często używa się dzienniki. Można dzienniki położyć na półce, ale pamiętając, aby po pracy schować je do dolnej zamykanej szafki. We wspomnianym modelu umieszczono wysuwaną półkę, którą dobrze jest wykorzystać jako wygodny blat roboczy.
Szafa zgodna z RODO z szufladami
Innym rodzajem szafy zgodnej z RODO z szufladami może być szafa z drzwiami skrzydłowymi, która opcjonalnie może mieć zamontowane szuflady zamiast półek. Te szuflady mogą być pełne (zdjęcie - szuflada pełna wysuwana) lub jako szuflady ramowe do zawieszenia teczek. Szuflady ramowe to takie, które po zamontowaniu w szafie znacznie ułatwią dostęp do dokumentów poprzez wysunięcie szuflady. Taka szafa zgodna z RODO jak najbardziej spełnia wymogi, ponieważ całość zamykają drzwi z zamkiem na klucz. Ten wariant przechowywania dokumentów jest bardzo wygodny, ponieważ można szafę dopasować do własnych potrzeb. W jednej szafie z szufladami przechowuje się segregatory, teczki zawieszkowe i/lub inne dokumenty luzem oraz różnego rodzaju drobiazgi.
Trzeba pamiętać też, aby nie mylić dokumentów podlegających pod RODO z dokumentami niejawnymi, poufnymi i tajnymi. Urządzenia do przechowywania materiałów niejawnych zgodnie z ustawą muszą spełniać określone wymogi dodatkowe. I tak też meble do przechowywania dokumentów z atestem będą miały inną budowę (grubsza blacha, czy ryglowane drzwi). W zależności od klauzuli poufności te wymogi będą wyższe i szafa będzie z wyższej klasy zamkiem.
